Aus Phoenix wird VEWA
Hinweise zur Softwareumstellung 2024/2025
Liebe Sportfreund*innen,
Nachdem wir im Juni 2023 den Entschluss gefasst haben, mit Einführung der Verbandssoftware Phoenix II der Firma it4sport eine Lösung einzuführen, die neben Vereinfachungen unserer Arbeitsabläufe auch einen Mehrwert für unsere Mitglieder und Lehrgangsteilnehmer bieten sollte, werden wir diesen Schritt nun rückgängig machen.
Zu dieser Entscheidung hat uns seinerzeit bewogen, dass es sich bei Phoenix II um eine Lösung handelt, die speziell auf Sportverbände zugeschnitten ist und viele der von uns gewünschten Funktionen grundsätzlich bereits im Standard enthält. Zudem setzten schon damals mehrere Landesschwimmverbände und auch andere Sportfachverbände aus NRW Phoenix II ein, was Synergieeffekte bei Einführung und Betrieb erhoffen ließ. In Vorgesprächen zur Einführung von Phoenix II wurden Prozesse, die die Software abbilden können soll, durchgesprochen, um gleichermaßen die Arbeit auf Verbands- als auch Mitgliederebene zu erleichtern.
Nach gut einem Jahr der Zusammenarbeit hat sich herausgestellt, dass Prozesse und Funktionen bedauerlicherweise nicht oder nicht vollumfänglich so abgebildet werden können, wie erforderlich und von uns erwartet. Der erhoffte Mehrwert stellte sich leider nicht ein.
Die dadurch aufkommende und nachvollziehbare Kritik seitens der Mitgliedsvereine, und insbesondere auch der Teilnehmenden unserer Qualifizierungsmaßnahmen, haben wir sehr ernst genommen und die entsprechenden Konsequenzen gezogen.
Aus diesem Grund haben wir Kontakt zur Firma Grün aufgenommen, die uns bis Ende vergangenen Jahres kompetent betreut hat, und werden die angedachten Veränderungs- und Anpassungsprozesse nun mit unserem neuen alten Partner und dessen Lösung VEWA weiterführen.
Wie bei allen Veränderungsprozessen wird es auch dieses Mal die eine oder andere schwierige Phase mit sich bringen. Selbstverständlich wird Ihnen das Team unserer Geschäftsstelle bei Fragen und Problemen weiterhin gerne helfen. An dieser Stelle möchten wir uns bei Ihnen allen für die überwiegend sachliche und konstruktive Kritik bedanken.
Die Softwareinstanz des Schwimmverbandes NRW von Phoenix II wird ab dem 01.11.2024 nicht mehr erreichbar sein. Ab Anfang Dezember wird VEWA für unsere Mitglieder und Teilnehmenden nutzbar sein. In den folgenden Monaten werden wir den Funktionsumfang und Nutzen sukzessive ausbauen.
In den folgenden Abschnitten werden kontinuierlich Hilfestellungen und weitere Informationen zur Arbeit mit VEWA bereitgestellt.
Wir freuen uns, gemeinsam mit Euch die nächsten Schritte zu gehen, um unseren Verband weiterhin zukunftsfähig und modern aufzustellen.
Umstellung Phoenix --> VEWA
Auch in VEWA bzw. eVEWA wird Benutzerkonten für Personen geben.
Wir sind gerade dabei den neuen Self-Service Bereich (Benutzerkonto) für euch einzurichten. Dort werdet ihr künftig wieder alle für euch relevanten Daten (Stammdaten, Veranstaltungen, Dokumente, etc.) einsehen und pflegen können.
Dieser Bereich wird zukünftig fortlaufend für eure Bedürfnisse erweitert, angepasst und optimiert.
Auch in VEWA bzw. eVEWA wird es besonderes Zugriffsrechte für unsere Vereine geben.
Dieser Bereich wird in seiner Basisfunktion voraussichtlich zum Ende des ersten Quartals 2025 verfügbar sein und zukünftig fortlaufend für eure Bedürfnisse erweitert, angepasst und optimiert.
Deine besuchten Qualifizierungsveranstalten aus dem Jahr 2024 werden nach VEWA übertragen, sodass du diese auch zukünftig in deiner "Historie" findest. Ein Import der zugehörigen Dokumente (Teilnahmebescheinigungen, Rechnungen, etc.) in VEWA ist jedoch leider nicht möglich. Gleiches gilt auch für Bestellungen von Schwimmabzeichen.
Alle Rechnungen und Bescheinigungen wurden dir in der Vergangenheit per Mail zugesendet. Solltest du diese Mail gelöscht haben oder schlichtweg nicht mehr finden, kannst du dich gerne bei uns melden. Wir haben alle wichtigen Dokumente gesichert.
Schreibe dazu einfach eine Mail an qualifizierung@schwimmverband.nrw und schildere dein Anliegen. Wir werden dir die fehlenden Dokumente nach Prüfung schnellstmöglich zusenden.
Solltest du noch Nachweise für eine Veranstaltung aus dem Jahr 2024 nachreichen/einreichen müssen, kannst du diese ab dem 01.11.2024 nicht mehr über deinen Personenaccount in Phoenix II hochladen.
Wir bitten dich, diese Nachweise unter Angabe deiner Veranstaltungsnummer an qualifizierung@schwimmverband.nrw zu senden.
Ab Dezember wird das neue Anmeldeportal verfügbar sein. Dieses wird sich optisch etwas von der aktuellen Maske unterscheiden.
Zu Beginn wird eine Registrierung bzw. die Anlage eines neue Benutzerkontos in eVEWA für die Anmeldung nicht zwingend erforderlich sein.
Zukünftig wirst du dich wieder bequem über deinen Benutzeraccount zu Veranstaltungen anmelden können. Die Einrichtung dieses Service läuft aktuell im Hintergrund.
Vorerst können alle notwendigen Nachweise über ein Formular auf unserer Webseite eingereicht werden. Das Formular findest du auf der folgenden Seite ganz unten:
Zukünftig wirst du die Nachweise wieder bequem über deinen Benutzeraccount hochladen können. Wir arbeiten gerade mit Hochdruck an der Finalisierung dieser und weiterer Funktionen.
Übergangsweise muss die Vereinsbestätigung bzw. Vereinsfreigabe wieder per Vordruck erfolgen. Die entsprechende Vorlage sowie das Formular zum Einreichen deiner Nachweise findest du hier.
Planmäßig kann ab Ende des ersten Quartals 2025 die Vereinsfreigabe wieder elektronisch über eVEWA erfolgen. Aktuell werden die entsprechenden Softwareanpassungen dafür vorgenommen.
