Phoenix II

Die Zugangsdaten für die Ersteinrichtung wurden Anfang November 2023 per Post an die Vereine bzw. an eine vom Verein benannte Person gesendet.

Mit diesen Zugangsdaten kann über www.schwimmverband.nrw/login auf den Vereinsaccount zugegriffen werden.

Nach dem Login kann oben rechts im Feld Rolle zwischen Personenaccount und Vereinsaccount bzw. Vereinsaccount Plus gewählt werden.

Wie weitere Personen (z. B. Vorstandsmitgliedern) Zugriff auf den Vereinsaccount erlangen können, wird im Abschnitt "Wie kann ich weiteren Personen Zugriff auf den Vereinsaccount gewähren" beschrieben.

Voraussetzung, um weiteren Personen Zugriff auf den Vereinsaccount zu gewähren ist, dass diese Personen bereits bei Phoenix II registriert und dem Verein zugeordnet sind. Die Zuordnung zum Verein erfolgt im Personenaccount über den Reiter „Personen“, Unterpunkt „Vereinszugehörigkeit“.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, melde die bei Phoenix an und wähle die Rolle VereinsaccountPlus. Dort können die entsprechenden Personen über Vereinsaccount, Unterpunkt Funktionen hinterlegt werden.

Dazu kann entweder die Funktion VereinsAccountLeser oder Verein-Admin vergeben werden. VereinsAccountLeser können im Gegensatz zu Verein-Admin die Stammdaten des Vereins nur lesen, aber nicht ändern. Beide Rollen sind jedoch in der Lage Personen zu Seminaren anzumelden. Wir empfehlen dringend die Rolle Verein-Admin sehr bedacht zu vergeben. Aus diesem Grund kann die Rolle an max. 2 Personen vergeben werden. Die Funktion VereinsAccountLeser kann bis zu 5 mal vergeben werden.

Schritt 1

Zum Zuordnen der Funktion wird der entsprechende Eintrag in der Übersicht markiert und die Schaltfläche Zuordnen/Bearbeiten geklickt.

Schritt 2

In der sich öffnenden Maske kann über das Symbol + (Zuordnung hinzufügen) eine weitere Person hinzugefügt werden. Über das Lupensymbol gelangen wir zur Auswahl der Personen.

Schritt 3

Über die Eingabemaske kann nur nach Personen gesucht werden, die dem Verein zugeordnet sind (bei der Suche bitte auf die korrekte Schreibweise achten!). Wurde die gesuchte Person gefunden, muss diese markiert und ausgewählt werden.

Schritt 4

Nachdem die entsprechende Person ausgewählt wurde, muss noch ein Datum im Feld Funktion ab ergänzt und der Vorgang gespeichert werden.

Die ausgewählte Person kann nun bei Ihrem nächsten Login die Rolle Vereinsaccount bzw. Vereinsaccount Plus auswählen.

Anleitung herunterladen (PDF)
 

Die Bearbeitung der Stammdaten des Vereins ist nur über die Rolle „VereinsaccountPlus“ und nur bedingt möglich.

Folgende Daten können aktuell bearbeitet werden:

• Webseite und Social-Media Kanäle
• Gründungsjahr des Vereins bzw. der Abteilung
• Bankdaten und Kontozuordnungen

Nach dem Bearbeiten müssen alle Änderungen gespeichert werden.

Weitere relevanten Vereinsdaten werden jährlich direkt aus der Bestandsdatenerhebung des Landessportbundes NRW importiert. Diese können über den Vereinseigenen Zugang beim Landessportbund NRW gepflegt werden.

Bevor eine Person sich dem Verein zuordnen kann, muss ein eigener Personenaccount angelegt werden (über www.schwimmverband.nrw/login und "Neu Registrieren").

Die Zuordnung zum Verein erfolgt im Personenaccount über den Reiter Personen (A), Unterpunkt Vereinszugehörigkeit (B).

Sobald im vorgesehen Feld ein Teil des Vereinsnamens eingegeben wurde (min. 3 Buchstaben), schlägt das System automatisch Vereine vor (C). Je mehr Buchstaben eingegeben werden, um so stärker werden die Vorschläge eingegrenzt. Wenn ein Verein nicht auf Anhieb gefunden wird, kann eine veränderte Schreibweise Abhilfe schaffen. Beispielsweise Schwimmverein Musterstadt anstelle SV Musterstadt (oder umgekehrt).

Wenn der passende Verein gefunden wurde, wird dieser ausgwählt und auf Mitgliedschaft hinzufügen geklickt (D)

Die Zuordnung muss über den Personenaccount laufen. Eine Zuordnung von Personen seitens des Vereins ist nicht möglich.

Die Vereinsempfehlung für die Anmeldung zu Qualifizierungsangeboten erfolgt absofort komplett digital und wird direkt während des Anmeldeprozesses angestoßen.

Solte ein*e Teilnehmer*in bei der Anmeldung eine Verein auswählen, so wird dieser darüber per Mail informiert.

Teilnehmerfreigaben sind möglichst zeitnah zu bearbeiten, da eine Anmeldebestätigung erst erfolgen kann, sobald die entsprechende Freigabe erteilt wurde!

Zum Erklärvideo

Melde dich bei Phoenix an und wechsel in die Rolle Vereinsaccount bzw. VereinsaccountPlus.

Im Vereinsaccount und VereinsaccountPlus findet sich in der Übersicht der angemeldeten Vereinsmitglieder unter Vereinsaccount (A) und dem Unterpunkt Seminare (B) der Button zur Teilnehmer-Freigabe (C).

In der folgenden Maske können Vereins-Admins nach Auswahl der Person mit Klick auf das entsprechende Symbol (grüner Haken = Freigabe, roter Verbotskreis = Ablehnen) die Anfrage beantworten.

Der Anmeldestatus von vom Verein bestätigten Personen kann unter "Seminare" eingesehen werden.

Sollte beim Verein noch kein SEPA-Mandat hinterlegt werden, kann dieses über den VereinsaccountPlus ergänzt werden.

Voraussetzung für die Erteilung eines SEPA-Mandats ist, dass im Reiter Bankverbindungen mindestens eine gültiges Konto hinterlegt ist.

Ist dies der Fall, kann im Reiter Konto-Zuord. ein Konto hinterlegt werden.

Grundsätzlich sollte bei der Neuanlage beim Bankeinzugsbereich Alle Kontoarten ausgewählt werden. Unter Bankverbindung wird dann das gewünschte Konto ausgewählt und mit Klick auf das grüne Symbol gespeichert.

Nach dem Speichern erscheint der Button S€PA. Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein neues Fenster, dass die Daten der entsprechenden Kontoverbindung anzeigt. Mit Klick auf das Symbol + kann ein neues Mandat für diese Bankverbindung hinzugefügt und mit Klick auf das gründen Symbol gespeichert werden.

Zum Einrichten eines Personenaccounts gehe bitte auf www.schwimmverband.nrw/login und klicke auf Neu registrieren?, um den Prozess zu starten.

Fülle im Folgenden die aufgeführten Felder aus.

Bitte beachte, dass jede Mailadresse nur einmal für die Registrierung verwendet werden kann. Eine Mailadresse für mehrere Accounts ist nicht zulässig!

Im Feld Datenfreigabe kannst du festlegen, welche Organisationen deine Daten sehen können:

• Nur eigener Verband: Nur der Schwimmverband NRW kann auf deine Daten zugreifen
• Eigener Verband und Dachverband: Der Schwimmverband NRW und der Deutsche Schwimm-Verband (DSV) können auf die Daten zugreifen. Da der DSV die Software Phoenix nicht einsetzt, ist eine Freigabe für den DSV nicht möglich!
• Alle Verbände: Alle Landesschwimmverbände, die Phoenix einsetzen, können auf die Daten zugreifen. Aktuell nutzen die Landesverbände Baden, Bayer, Berlin, NRW, Sachsen und Württemberg Phoenix.

Die Freigabe lässt sich nach der Registrierung noch differenzierter einstellen.

Sobald alle Felder gefüllt sind, wir die Registrierung mit Klick auf das grüne Symbol abgesendet.

Im Nachgang wird eine Mail mit einem Bestätigungslink an die angegebene Mailadresse gesendet (ggf. den SPAM-Ordner kontrollieren!). Bitte die Registrierung mit Klick auf den Link in der Mail abschließen.

In Einzelfällen kann eine Fehlermeldung erscheinen, die sagt, dass der Registrierungslink nicht gültig ist oder der Account bereits aktiviert wurde. In der Regel war die Registrierung trotzdem erfolgreich und eine Anmeldung im System ist möglich.

Für die Anmeldung zu Qualifizierungsangeboten sind weitere Kontaktdaten (Anschrift + Telefonnummer) und ggf. Zahlungsdaten notwendig. Wir empfehlen diese direkt nach der Registrierung zu ergänzen, um künftige Anmeldeprozesse zu vereinfachen und beschleunigen.

Bevor du dich dem Verein zuordnen kannst, musst du dir einen eigenen Personenaccount anlegen werden (über www.schwimmverband.nrw/login und "Neu Registrieren").

Die Zuordnung zum Verein erfolgt im Personenaccount über den Reiter Personen (A), Unterpunkt Vereinszugehörigkeit (B).

Sobald im vorgesehen Feld ein Teil des Vereinsnamens eingegeben wurde (min. 3 Buchstaben), schlägt das System automatisch Vereine vor (C). Je mehr Buchstaben eingegeben werden, um so stärker werden die Vorschläge eingegrenzt. Wenn ein Verein nicht auf Anhieb gefunden wird, kann eine veränderte Schreibweise Abhilfe schaffen. Beispielsweise Schwimmverein Musterstadt anstelle SV Musterstadt (oder umgekehrt).

Wenn der passende Verein gefunden wurde, wird dieser ausgwählt und auf Mitgliedschaft hinzufügen geklickt (D)

Bitte beachte:
Die Zuordnung muss über den Personenaccount laufen. Eine Zuordnung von Personen seitens des Vereins ist nicht möglich.

Voraussetzung für die Anmeldung ist ein aktiver Personenaccount.
Bitte stelle vor der Anmeldung sicher, dass alle erforderlichen Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer) und ggf. Zahlungsdaten in deinem Personenaccount hinterlegt und aktuell sind.

Es gibt verschiedene Wege, die du für deine Anmeldung nutzen kannst.

• Über das Qualifizierungsportal des Schwimmverbandes NRW e.V
• Über deinen Personenaccount (Reiter Seminare, Schaltfläche Seminar Anmeldung)

Der Weg ist in beiden Varianten gleich: Suche dir zunächst deine gewünschte Veranstaltung heraus. Dazu stehen dir bei Bedarf einige Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sobald du dein passendes Angebot gefunden hast, kannst du auf Anmelden klicken. Logge dich im nächsten Schritt mit den Zugangsdaten deines Personenaccounts ein. Prüfe noch einmal, ob die dort angegebenen Daten stimmen. Über persönliche Daten ändern kannst du ggf. Korrekturen vornehmen.

Je nach Angebot kannst du nun auswählen, ob du ohne Zugehörigkeit zu einem Verein (Mitglied in keinem Verein) oder als Vereinsmitglied teilnehmen möchtest. Als Vereinsmitglied musst du über das Suchfeld deinen Verein auswählen.
Sobald im vorgesehen Feld ein Teil des Vereinsnamens eingegeben wurde (min. 3 Buchstaben), schlägt das System automatisch Vereine vor. Je mehr Buchstaben eingegeben werden, um so stärker werden die Vorschläge eingegrenzt. Wenn dein Verein nicht auf Anhieb gefunden wird, kann eine veränderte Schreibweise Abhilfe schaffen. Beispielsweise Schwimmverein Musterstadt anstelle SV Musterstadt (oder umgekehrt).
Hast du deinen Verein ausgewählt, kannst du weiter unten noch wählen, ob die Teilnahmegebühr von dir oder dem Verein übernommen wird.

Nachdem du das SEPA-Mandat bestätigt und die AGB akzeptiert hast, kannst du deine Daten über die Schaltfläche Anmelden absenden.

Wenn du einen Verein ausgewählt hast, wird dieser nun benachrichtigt und aufgefordert deine Teilnahme und ggf. die Kostenübernahme zu bestätigen oder abzulehnen. Sollte der gewählte Verein die Vereinsfreigabe ablehnen, wirst du darüber per Mail informiert.

Den aktuellen Status deiner Anmeldung kannst du in deinem Personenaccount unter Seminare einsehen.

Eine dritte Möglichkeit der Anmeldung führt direkt über den Verein. Aus technischen Gründen ist diese Option aktuell nicht verfügbar!

Nachweise
Nachweise sind für eine bestimmte Veranstaltung einzureichen und gelten auch nur für dies. Z. B. die Vorqualifikation Basismodul für die Teilnahme am Aufbaumodul Trainer*in C oder ein Empfehlungsschreiben des Vereins für die Teilnahme am Aufbaumodl Trainer*in B.

Kennzeichen
Kennzeichen sind im Gegensatz zu Nachweisen übergreifend gültig. Sie sind entweder unbegrenzt gültig oder die Gültigkeit kann verlängert werden (z. B. Nachweis der Ersten-Hilfe).
Kennzeichen können zentral hinterlegt und ggf. fortlaufend aktualisiert werden.
Beispielsweise ist der Nachweis der Rettungsfähigkeit für viele Ausbildungen Zulassungsvorauassetzung, aber auch gleichzeitig bedingung für die Lizenzverlängerung. Somit könnte dieses Kennzeichen hinterlegt werden und muss für den gesamten Gültigkeitszeitraum nicht nochmal eingereicht werden.
Wir empfehlen die relevanten Kennzeichen möglichst aktuell zu halten.

Kennzeichen können also auch als Nachweis gelten, aber Nachweise nicht als Kennzeichen.

Sowohl Kennzeichen als auch Nachweise müssen nach dem Einreichen erst vom Schwimmverband NRW geprüft und freigegeben werden. Sollte ein Kennzeichen/Nachweis fehlerhaft oder nicht ausreichend sein, wird dieses/dieser abgelehnt und gelöscht. In diesem Fall erhältst du eine Benachrichtung.